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Événement : comment créer un dossier de candidature gagnant

Le processus de candidature pour les événements internationaux est sans contredit la partie la plus cruciale pour convaincre une organisation ou une association de tenir sa rencontre ou son congrès dans une ville hôte donnée.

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Marie-Elaine Lemieux, déléguée commerciale au Centre des congrès de Québec pour le marché international et américain, a prêté main-forte à la création de nombreux dossiers de candidature pour de nombreux événements, particulièrement pour la communauté scientifique. Elle partage avec nous ses quatre meilleures astuces pour préparer un dossier de candidature irrésistible, qui éblouira les décideurs et permettra de remporter la mise.

1 Réunissez les bonnes personnes autour de votre table de planification

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« Comme organisateur d’événements, vous avez besoin de cette équipe pour vous aider à concevoir un dossier qui couvrira tous les aspects de l’organisation d’une conférence, à partir de la culture de la ville hôte, du site de l’événement et des activités hors programme jusqu’à l’accès à un réseau de contacts qui s’avérera très utile pour attirer conférenciers, commanditaires et participants. » Plus votre équipe de départ est solide, plus votre offre aura des chances de plaire aux décideurs parce qu’elle répondra bien à leurs besoins.

2 Connaissez tous les acteurs en profondeur

Crédit : Steve Deschesnes Agrandir

Il vous faut acquérir une compréhension profonde des besoins de votre événement. « Il n’y a rien de pire que de présenter un dossier de candidature générique qui peut s’appliquer à n’importe quelle industrie », précise Mme Lemieux.

« Quels sont vos buts? Est-ce que la participation pourrait être un défi potentiel? Quel est le persona du public que vous accueillerez? » Les réponses à ces questions vous aideront à concevoir un programme et des activités bien alignés sur les objectifs de l’organisation, et à convaincre les décideurs que les participants seront vraiment intéressés par cet événement.

3 Trouvez du financement et des commanditaires locaux

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Certaines villes disposent de programmes ou de partenaires financiers pour congrès ou rencontres commerciales. En travaillant avec les représentants locaux, vous saurez rapidement si l’une ou l’autre de ces ressources pourrait convenir à votre événement.

« Offrir aux décideurs des solutions créatives pour aider à payer la note – ou à tout le moins pour faciliter la rencontre entre l’événement et des commanditaires potentiels – démontrera que vous avez fait vos devoirs et avez pensé à plus de détails que ce à quoi ils s’attendaient », ajoute Mme Lemieux. La surprise positive est souvent une carte gagnante.

4 Devenez un Jedi proactif de la logistique

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Nous savons tous qu’un événement demande des prouesses logistiques incroyables. « Très souvent, ce sont des experts de l’industrie qui étudient les dossiers de candidature et non des organisateurs d’événements, souligne Mme Lemieux. En dressant la liste des considérations logistiques auxquelles ils n’ont peut-être pas songé, vous leur démontrez à quel point vous maîtrisez votre dossier. » En d’autres mots, ne tenez pas pour acquis que toutes les personnes du comité décideur s’y connaissent en matière d’organisation d’événements. Mieux vous serez préparés à présenter vos solutions logistiques, mieux ce sera.

Mais, comme l’indique Mme Lemieux, il faut aussi disposer d’arguments béton pour soutenir le choix de votre ville hôte. Pensez à parler de la gastronomie, des sites originaux, de l’accessibilité de l’endroit, des déplacements à pied, de l’aspect abordable de l’hébergement, du processus d’obtention de visa, etc.

Finalement, Mme Lemieux recommande de mettre juste ce qu’il faut de fantaisie en présentant votre offre aux acteurs principaux – ni trop ni pas assez. Un dossier de candidature doit équilibrer parfaitement le wow! et le professionnalisme. « Votre candidature a besoin d’être bien fignolée pour que les gens puissent s’y reconnaître, dit-elle. Les trompettes et les sifflets, avec modération seulement. Et, surtout, misez toujours sur le concept de votre événement pour vendre votre candidature, souligne Mme Lemieux avant de conclure. Soyez certain d’avoir pensé à tous les détails permettant de croire au succès potentiel de votre événement. »

Prochaine lecture SGA Québec : une mine de connaissances et de savoir-faire

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