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6 astuces pour simplifier le montage et le démontage d’un salon commercial

Lors d’un salon commercial, les nerfs des organisateurs d’événements sont mis à rude épreuve quand il est question de voir au montage et au démontage des kiosques des exposants. Ils doivent penser aux coûts, au temps et à la complexité qui y sont associés. Le moindre imprévu à ces étapes peut avoir une sérieuse répercussion sur le succès d’un salon.

Même si la logistique du montage et du démontage d’un salon commercial peut être complexe, nous croyons qu’elle peut aussi se dérouler assez rondement.

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À ce sujet, nous avons rencontré Simon Lachance, directeur des opérations à ExpoCité, qui gère les installations de salons commerciaux d’un site de 371 000 m2 près du centre-ville de Québec. Le site comprend plusieurs édifices multifonctionnels et offre différents services pour tout type d’événements d’envergure comme des salons, des spectacles, des rencontres sportives et plus encore.

« À travers les années, j’ai eu l’occasion de voir pas mal de salons, explique M. Lachance. Et je peux affirmer qu’il y a quelques principes de base à suivre si l’on veut rendre la logistique de ces salons-là plus simple possible. »

Voici ses 6 meilleures astuces :

1 Planifiez tôt.

Prenez connaissance de la documentation dès que vous la recevez et notez immédiatement les dates d’échéance importantes, les informations sur les fournisseurs de services, d’équipements, de location ou autres. Assurez-vous de bien comprendre les directives pour savoir ce qui est permis et ce qui ne l’est pas à propos des kiosques ou ce qui doit être exécuté par des travailleurs syndiqués. La plupart des centres d’exposition et de congrès fournissent un modèle manuel des exposants. Celui-ci est un document de base parfait pour produire votre propre manuel des exposants.

2 Faites des recherches sur le site de l’événement.

« Comme organisateur d’événements, vous devriez communiquer avec les représentants du site de l’événement ou les promoteurs du salon pour connaître les détails qui risquent d’affecter le montage et le démontage des kiosques, dit M. Lachance. Par exemple, le site est-il facilement accessible pour les camions de livraison? Quels sont les services de manutention offerts? À quelle distance se trouve le site par rapport à des fournisseurs dont vous pourriez avoir besoin pour du matériel de dernière minute? » Ces renseignements sont d’ailleurs souvent publiés dans le manuel de l’exposant et les pages web du site de l’événement.

3 Créez un plan de sécurité.

Réalisez une évaluation des risques dans le but de prévenir tout problème et de garantir un environnement sécuritaire au personnel des kiosques et aux visiteurs. Renseignez-vous sur mesures de sécurité mises en place par le site advenant, par exemple, que quelque chose s’enflamme ou qu’une affiche tombe. « Cette étape est vraiment importante – non seulement pour le montage et le démontage –, mais pour toute la durée de l’exposition », précise M. Lachance. Il précise aussi que les organisateurs d’événements devraient avoir sous la main les numéros à composer en cas d’urgence. Ils devraient aussi former leur personnel à cet égard.

4 Préparez un inventaire.

Pendant l’installation et le démontage, il arrive que certains articles se perdent ou soient mal rangés. Pour aider les exposants, dressez la liste de tout le matériel qui devra être expédié tant à l’aller qu’au retour, que ce soit par transporteur, par l’exposant lui-même ou par votre personnel. Expliquez à vos exposants comment bien identifier chaque article avec une étiquette détaillée. C’est une précaution importante qui permet de vérifier chaque article et de ne pas perdre du matériel de valeur (un moniteur ou un portable par exemple).

5 Fournissez un guide pour la paperasse.

Il peut y avoir beaucoup de paperasse associée aux douanes, au montage et au démontage. Malheureusement, une petite erreur faite en remplissant un formulaire ou l’oubli d’un formulaire pendant un salon peut provoquer de sérieux maux de tête aux exposants. Guidez-les dans cette mission cruciale, en leur donnant un guide avec les informations nécessaires, incluant les numéros de téléphone des contacts-clés qui pourraient les dépanner en cas de besoin.

6 Ayez toujours un superviseur sur place.

Accompagnez les fournisseurs dans l’installation et le démontage des kiosques. Ne les laissez jamais sans supervision. Même s’ils travaillent de façon professionnelle, ils sont aussi souvent occupés à servir d’autres exposants. Soyez présent ou demandez à un de vos employés de l’être pour observer l’équipe de montage et de démontage et pour la guider dans le déballage et l’emballage du matériel.

Les organisateurs d’expérience savent que le succès d’un salon commence par une logistique impeccable. « Si les organisateurs d’événements planifient correctement l’installation et le démontage, ils s’épargneront bien des tracas », conclut M. Lachance.

Prochaine lecture Tendances 2019 en organisation et design d’événements

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