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Trois astuces pour un salon commercial réussi

En tant qu’organisateurs de salon commercial, vous savez que tous les détails comptent lorsque vous planifiez votre événement : des stands jusqu’au transport et aux douanes, en passant par les services et le personnel sur place. Vous savez aussi qu’une simple erreur peut occasionner des dépenses additionnelles, des cauchemars opérationnels mais, surtout, en découler un salon commercial bien ordinaire.

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Nicolas Marois agit comme directeur de comptes à ExpoCité, un des principaux sites de salons à grande échelle de Québec. ExpoCité dispose d’installations pour des expositions ou concerts qui s’étendent sur 371 000 m2. Ce site accueille plus de 2 millions de visiteurs chaque année et est situé à seulement 10 minutes de route du Vieux-Québec.

M. Marois en a vu des accidents de parcours logistiques au fil des ans lors de salons commerciaux. Il partage avec nous ses meilleures astuces pour vous aider, organisateurs, à vous assurer que tout votre événement se déroule en douceur. « C’est tout à fait compréhensible, explique M. Marois, que les organisateurs se concentrent sur les stands d’exposition, le marketing de leur événement et qu’ils s’assurent que les produits, services et le personnel des stands se présentent à temps. Mais il y a aussi plusieurs autres aspects de logistique dont les organisateurs doivent tenir compte. »

Expertise

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M. Marois vous recommande premièrement de vous assurer de comprendre exactement le genre de services que vous contractez.

Demandez au responsable de votre site s’il assignera un chargé de comptes pour coordonner les interactions avec les fournisseurs de service sur le site, comme le traiteur, les fournisseurs d’internet, d’éclairage, de signalisation, etc., ou si vous travaillerez vous-même directement avec chacun d’eux. Dans ce deuxième cas, vous devrez planifier plus de temps de coordination et de paperasse.

Si vous prévoyez faire affaire avec un fournisseur exclusif, vous aurez peut-être à regarnir votre budget. Si, toutefois, vous pouvez « magasiner » vos fournisseurs, demandez au représentant de votre site qu’il vous mette en relation avec les bonnes personnes.

Accessibilité

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La proximité de l’hébergement, des restaurants et des attractions touristiques à votre site est une information importante à fournir aux participants. Cependant, vous devez aussi considérer d’autres questions concernant l’accessibilité. En voici quelques-unes :

  • Stationnement : Les participants se rendront-ils au salon en automobile? Quel type de stationnement le site offre-t-il? Est-ce que les camions transportant le matériel d’exposition occuperont une grande partie du stationnement? Est-ce qu’ils resteront sur place, dans le stationnement, pendant tout l’événement? Si oui, vous devriez prévoir d’autres options de stationnement, idéalement à proximité. Est-ce que le stationnement appartient à votre site d’événement? Selon la réponse, il vous faudra possiblement vérifier ses assurances et son niveau de responsabilité.
  • Quai de déchargement : Est-ce qu’on peut accéder facilement aux quais? Sont-ils conçus pour être utilisés par des transporteurs et des chariots élévateurs? À quelle distance se trouvent-ils de la salle d’exposition? La réponse à ces questions aura une incidence sur le temps de livraison à votre site d’exposition ainsi que sur la manutention et le chargement, avant et après l’événement.
  • Entreposage : Selon M. Marois, les aires d’entreposage sont différentes d’un site à un autre. Vérifiez où seront placées vos caisses pendant l’événement, sur le site ou ailleurs? Pourrez-vous avoir facilement accès à votre matériel pendant le salon au cas où vous auriez oublié quelque chose dans une de vos caisses?

Souvenez-vous qu’il y a souvent un système en place qui sert à déterminer qui des exposants déballera ou remballera son matériel d’exposition en premier – et qui attendra plusieurs heures. Ce temps d’attente peut avoir un impact sur l’installation de votre stand et sur le coût de la main-d’œuvre si vous payez pour les services d’installateurs et qu’ils doivent attendre après votre matériel.

Sécurité

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Travaillez toujours dans le respect des règles de sûreté et de sécurité. « Chaque ville et site hôte a ses propres règles à l’égard de ce qui peut être fait dans un salon commercial, souligne M. Marois. Selon les produits ou les services qui sont présentés, l’hygiène alimentaire, l’eau, le gaz et l’électricité peuvent être régis par des instances locales. Cela pourrait entraîner des coûts, du personnel ou des mesures supplémentaires pour voir à la logistique d’un stand. »

Citons, par exemple, un salon commercial qui sert de la nourriture. Ce salon pourrait avoir recours à du personnel de premiers soins ou de sécurité alimentaire, ou avoir besoin d’une certification. « Les organisateurs d’événements ont une vision créative du salon qu’ils planifient mais, comme le dit si bien l’adage : mieux vaut prévenir que guérir. Il vaut mieux vérifier tous les détails avant un salon pour ne pas se retrouver avec une interdiction imposée par un organisme de réglementation pendant le salon et devant tous les participants. »

« Les salons commerciaux sont une excellente occasion pour les entreprises de présenter leurs produits et services, ajoute M. Marois. S’attaquer dès le départ aux questions de logistique, avant même de terminer la planification d’un événement servira à plus long terme à assurer le succès d’un salon! »

Prochaine lecture Le règne de l’image ou l’art de la photographie événementielle

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