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Inspirations congrès et réunions

Attirez plus de participants avec des concepts d’événements tendance

« Les événements ordinaires n’ont vraiment plus la cote. Le temps où les participants se contentaient du rôle de simples spectateurs est révolu. Aujourd’hui, les délégués veulent prendre une part active aux événements. En d’autres mots, engager les participants est la tendance forte. »

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Une question demeure toutefois : comment les planificateurs peuvent-ils créer des événements qui se renouvellent, qui sont engageants – et même inspirants – tout en ayant un impact à long terme?

Frédéric Dallaire est concepteur d’événements chez Freeman Audiovisuel Canada. Il est continuellement à l’affût des dernières tendances en matière d’événements, surtout celles qui suscitent l’engagement des participants selon les tendances et meilleures pratiques.

Interaction entre conférenciers et participants

Grâce à la technologie, les interactions entre les participants d’un événement n’ont jamais été aussi aisées. Les publications sur les médias sociaux, les vidéos, la ludification ou les votes en temps réel peuvent complètement transformer la dynamique d’un événement.

« Nous avons, par exemple, récemment organisé un événement au cours duquel le programme de la rencontre ou le sujet d’une plénière pouvaient changer pendant l’événement, à partir du vote des participants présents sur le site, souligne M. Dallaire. Cela crée une expérience vraiment interactive. Le contenu s’adaptait aux intérêts réels des participants, ce qui en retour les amenait à écouter et à participer encore plus, et à mieux apprécier l’événement dans son ensemble. » M. Dallaire souligne toutefois que ce type de programmes « adaptables » nécessite que les planificateurs et les conférenciers soient prêts pour différents scénarios – sur le plan du contenu et aussi de la présentation.

Tout tourne autour de la personnalisation

Crédit : Steve Deschesnes Agrandir

Une autre grande tendance en matière de concept d’événements est la personnalisation. « Disons qu’une entreprise tient une rencontre annuelle pour ses employés et partenaires. Les présentateurs ne doivent plus se contenter de parler de la valeur globale de la marque ou de ses succès. Ils doivent plutôt démontrer concrètement la valeur directe de la marque pour chaque type de participants. »

Dallaire explique que le concept Mix, inventé par Freeman, s’organise autour d’espaces-salons qui sont mis en place pendant l’événement. Les participants peuvent visiter ses espaces au moment qui leur convient et choisir la présentation qu’ils veulent voir ou entendre. « C’est particulièrement utile pour les participants qui se sentent appelés dans différentes directions pendant un événement. Ils peuvent profiter du contenu en fonction de leur horaire plutôt que de rater complètement une présentation ou d’avoir à jongler entre de multiples obligations. »

La façon de passer le message d’un événement est aussi un élément clé sur lequel les organisateurs devraient mettre l’accent. « Par le passé, le message était adapté au médium, mais maintenant c’est le médium qui doit s’adapter au message », précise M. Dallaire. Autrement dit, les organisateurs d’événements devraient se servir de différentes technologies, du décor de leur événement et de l’animation comme moyens de faire passer leur message.

« Le truc est d’utiliser la stimulation sensorielle auditive, visuelle et tactile pour créer une combinaison qui se rapproche de la performance théâtrale, décrit M. Dallaire. Ça ajoute de la profondeur à l’événement. »

Présentations multisensorielles

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« Plus personne ne veut voir défiler des diapositives banales avec une musique de fond ennuyeuse aujourd’hui. Les organisateurs d’événements ne peuvent dorénavant plus penser au décor, à l’audiovisuel, à la restauration et au divertissement comme étant des éléments séparés, car leur but est de créer une ambiance harmonieuse et enveloppante qui stimule les sens et qui véhicule la bonne information. »

Dallaire précise que c’est l’expérience globale des participants qui détermine la quantité d’informations qu’ils retiendront d’une présentation. Pour ce faire, une organisatrice d’événements pourrait, par exemple, produire une vidéo promotionnelle du programme d’un événement et inviter les fans sur les médias sociaux à transmettre leurs questions avant l’événement. Ensuite, pendant la présentation du conférencier, elle pourrait afficher sur un écran les questions reçues et, sur un autre écran, des images évocatrices en guise de réponse. La musique de fond pourrait être liée au sujet en cours (par exemple au cours d’un événement sur la planification urbaine, la pièce Where the streets have no name de U2 pourrait accompagner une présentation sur le défi des infrastructures routières).

Une autre avenue pourrait être de filmer en direct un conférencier populaire, par exemple un directeur général ou un chercheur vedette, en train de réaliser quelque chose d’important pour l’événement alors qu’il est ailleurs sur la planète. La retransmission en temps réel serait vue par les centaines de participants sur place au Centre des congrès de Québec. Au même moment, une troupe d’artistes pourrait entrer dans la foule pour servir des bouchées et des boissons thématiques.

« Le concept d’un événement doit reposer sur le persona des participants, conclut M. Dallaire. Mais c’est grâce à une approche créative, à une utilisation judicieuse de technologies mixtes et à une contribution de différents fournisseurs qui travaillent ensemble sur un concept commun qu’un événement et son programme restent longtemps gravés dans l’esprit des participants. »

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