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Comment maximiser votre présence à un salon commercial

Les organisateurs d’événements se tournent souvent vers les salons commerciaux pour connaître les dernières tendances en matière de congrès, pour réseauter avec des confrères et pour découvrir de magnifiques villes hôtes ou de nouveaux fournisseurs.

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Les salons commerciaux regorgent d’activités, d’exposants, de conférenciers. Comme dans tous les aspects du travail d’organisateur d’événements, la préparation est le mot d’ordre afin de maximiser sa présence.

Celine Smith, organisatrice d’événements d’expérience chez GTA Marketing pour KPMG, Heidi Baillie-David, acheteuse principale et chef d’équipe en développement de produits pour Meridican, et Robyn Abbey, présidente de Chriselle Management Inc. ont partagé avec nous leurs meilleures astuces pour bien profiter de leur présence à un salon commercial.

Clarifiez vos besoins

Pour maximiser votre retour sur investissement (ROI) en tant qu’organisateurs d’événements, vous devriez déterminer vos besoins avant toute chose. Si vous cherchez une nouvelle destination ou de nouveaux fournisseurs, prenez connaissance de la liste des exposants du salon et vérifiez si elle est suffisamment variée et intéressante pour vous. Si vous êtes à la recherche d’idées pour des concepts innovateurs ou voulez trouver des façons d’améliorer votre propre service, les salons commerciaux qui ont plusieurs conférenciers et de nombreux ateliers inscrits à leur programme seront plus utiles pour vous. 

Alignez votre stratégie à vos objectifs  

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Après avoir fixé les objectifs de votre participation à un salon, faites quelques recherches. Commencez par trouver les outils qui sont à votre disposition. Le salon commercial a probablement un site web ou une application que vous pouvez utiliser comme point de départ.

Vérifiez ensuite la liste des exposants et le plan de la salle d’exposition aussitôt que possible. Prenez note des exposants que vous souhaitez rencontrer. Essayez de communiquer avec eux pour fixer une rencontre à l’avance ou, si le salon a une application qui contient un outil de planification, servez-vous-en. Faites le tri entre les conférences, les petites séances et les ateliers qui sont des incontournables pour vous et ceux qui sont intéressants. Organisez-vous un agenda équilibré, c’est-à-dire conçu en fonction de ce que vous voulez voir et de la distance que vous devez parcourir pour vous rendre d’un rendez-vous à un autre.

Évitez de remplir votre agenda à ras bord. Laissez du temps entre vos rencontres au cas où certaines dureraient plus longtemps que prévu. Prévoyez aussi du temps simplement pour vous balader et pour découvrir des exposants et d’autres activités qui auraient pu échapper à votre premier tri. Participez aussi aux activités sociales ou hors programmes, car elles peuvent être d’une grande valeur du point de vue du réseautage.

Restez concentré et n’oubliez pas votre bien-être 

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Pendant les salons commerciaux, tout le monde veut obtenir votre attention. Plusieurs trucs et gadgets vous attireront vers une présentation ou une démonstration. Il y aura de la nourriture, du divertissement, des massages, des délices, des billets gratuits, etc. La liste des tentations pourrait être très longue. Même s’il est agréable de s’amuser un peu, souvenez-vous que ces stratagèmes peuvent vous détourner de votre objectif et complètement désorganiser votre emploi du temps.

En outre, comme tout organisateur le sait, un salon commercial ça peut être fatigant! Mis à part le fait que vous devez garder le contrôle sur votre horaire, prévoyez des vêtements et des chaussures confortables. Repérez les comptoirs ou les restaurants « santé » sur les lieux de l’événement. Détendez-vous et dormez suffisamment pour vous réveiller en forme le matin et rempli d’énergie. Autant que possible, demandez aux marchands de vous transmettre leurs dépliants et autres publications par courriel. Ainsi, vous n’aurez pas une pile de documents à transporter pendant toute la journée, ce qui peut entraîner des douleurs liées à une mauvaise posture. Songez aussi au fait que ce poids supplémentaire s’ajoutera à vos bagages lors de votre vol de retour!

Faites de vos suivis une priorité  

De retour à la maison, mettez votre stratégie postévénement en place sans tarder, car tout est encore frais à votre mémoire. Déterminez quelles seront vos prochaines étapes à la lumière des rencontres que vous avez eues, rédigez un bref rapport et partagez l’information importante avec votre équipe ou vos clients. En revenant de voyage, il arrive souvent que l’on se replonge dans le feu de l’action et que l’on reprenne rapidement notre travail quotidien. N’attendez pas que quelques semaines ou mois s’écoulent avant de faire vos suivis.

Les salons commerciaux sont censés fournir aux organisateurs un éventail de solutions qui leur permettent d’améliorer leurs futurs événements. Prenez le temps de planifier votre visite et vous expérimenterez les salons commerciaux d’une bien meilleure façon!

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