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Organisateurs d’événements : comment rester zen durant la période des fêtes

La période précédant le temps des fêtes est une course effrénée pour tout le monde. C’est aussi le cas pour les organisateurs d’événements!

On veut mettre la touche finale au dernier événement de 2018, en préparer un autre qui arrive très tôt en 2019, vivre avec des délais serrés, tenir compte des vacances des partenaires et collaborateurs, en plus de planifier les fêtes et sorties avec famille et amis. Gérer son stress n’est pas toujours facile!

Selon les experts de l’industrie, bien planifier, avoir des plans de secours, utiliser des solutions technologiques et être proactif dans la répartition du travail entre les membres d’une équipe sont toutes des façons efficaces pour éloigner le stress.

Vous vous demandez peut-être comment faire lorsque vous sentez que vous devez tout faire en même temps. C’est pourquoi nous avons réuni les 5 meilleures astuces qui vont vous aider à arriver aux fêtes sain d’esprit :

1 N’essayez pas de tout faire

Nous savons que vous avez bien des personnes à voir, plusieurs endroits où aller et des tas de choses à faire. Cependant, les études montrent que tenter de faire plusieurs choses en même temps provoque du stress et un sentiment d’être débordé. Nous vous invitons plutôt à prioriser efficacement et à vous concentrer sur la productivité.

Attention aussi à la technologie multitâche qui est souvent source de distraction, car elle nuit à notre concentration et parfois à la qualité de notre travail.

2 Déléguez, déléguez et déléguez encore!

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Attention à ceux qui veulent tout contrôler! Même si vous avez de nombreuses choses à faire, vous avez aussi une équipe et des partenaires qui peuvent vous aider. Prenez le temps de faire la liste des tâches que vous devez absolument accomplir vous-même et demandez à d’autres personnes de s’occuper du reste.

Bien sûr, les autres ne s’y prendront pas exactement de la même manière que vous, mais souvenez-vous que c’est le résultat qui compte!

3 Acceptez que tout ne soit pas toujours parfait

Comme organisateur d’événements, vous avez probablement souvent à jongler avec plusieurs enjeux et objectifs importants. Et, évidemment, vous voulez que votre événement soit un succès.

Toutefois, pendant que vous tentez de régler les plus petites imperfections qui pourraient survenir pendant votre événement, dites-vous que les participants ne verront probablement pas la différence, pas plus que votre client ou les autres parties prenantes. Prenez un peu de recul et mettez les choses en perspective; tout ne se déroule pas toujours comme on avait prévu.

4 Trouvez un peu de temps pour vous

Refaire le plein d’énergie sur une base régulière est important pour que vous puissiez rester productif et alerte. Prendre du temps pour vous vous aidera à demeurer calme et centré pendant les périodes de stress.

Pendant la journée, allez faire une marche, méditez, écoutez de la musique – faites une activité qui vous aide à vous sentir heureux et détendu. Ce temps pour vous signifie aussi de vous débrancher (oui, débranchez-vous de vos appareils mobiles et des médias sociaux). Vous verrez à quel point vous en ressortirez rafraîchi!

5 Prenez soin de vous

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Comme le dit le proverbe grec : un esprit sain dans un corps sain. Si vous ne dormez pas bien, si vous oubliez de vous hydrater, si vous négligez votre alimentation ou si vous oubliez de faire un peu d’exercice, vous vous sentirez beaucoup plus anxieux devant les tâches qui vous attendent. Tout ira beaucoup mieux si vous prenez soin de votre santé.

De même, vous vous sentirez plus calme en passant du temps avec les vôtres et en vous occupant des relations qui comptent pour vous. Arrêter de penser aux détails qui vous tracassent permet à votre cerveau de repartir à neuf. Ce nouveau départ vous aidera ensuite à voir les choses plus clairement lorsque vous replongerez dans l’organisation de votre événement.

La planification d’événements, particulièrement près de la période des fêtes, peut être exceptionnellement exigeante. Mais, comme rapporté dans le Harvard Business Review, trop penser au stress empire les choses. Si vous utilisez plutôt l’énergie générée par le stress à votre avantage en suivant nos conseils, vous traverserez cette période et ferez du bon travail, même s’il s’agit d’un des moments les plus stressants de l’année!

Prochaine lecture La loi canadienne sur le cannabis et l’organisation d’événements

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