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Tendances 2019 en organisation et design d’événements

Les organisateurs professionnels de congrès et les entreprises de gestion de destination cherchent à connaître les plus récentes tendances dans l’univers événementiel et à comprendre comment elles influenceront les prochains congrès.

Devant les attentes en constante évolution des clients, participants et commanditaires, il est important que les organisateurs d’événements se tournent vers l’avenir, tout en s’appuyant sur le passé, pour continuer à produire des événements ayant de la valeur pour les parties prenantes. Nous avons donc rencontré trois planificateurs professionnels de congrès pour connaître leur vision des tendances qui devraient marquer l’année 2019.

Créer des microévénements pertinents et personnalisés

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Isabelle Desloges, CMP, est directrice générale chez JPdL, une entreprise en gestion de destination de Québec spécialisée dans l’organisation d’événements clés en main. Au cours des dernières années, elle a vu l’industrie de l’événement se transformer considérablement.

« Les organisateurs d’événements doivent, plus que jamais, planifier leur congrès ou colloque en tenant compte du fait que la vie professionnelle et personnelle de leurs participants est très remplie, dit Mme Desloges. Les événements sont de plus en plus courts parce que les participants sont pressés de retourner à leur travail ou à leur vie privée. Les gens tentent de tirer le meilleur du temps qu’ils passent dans des événements de formation ou de réseautage. »

Mme Desloges explique que pour attirer des participants, il est primordial que les organisateurs d’événements misent sur la création de programmes très ciblés, au contenu vraiment attrayant, car le temps où les participants assistaient passivement à des événements remplis de séances plénières est loin derrière.

« Aujourd’hui, les participants sont hyper occupés et préfèrent vivre des expériences interactives, voir de nouveaux types de présentation, échanger avec les conférenciers en temps réel, être actifs dans des ateliers pratiques, etc. L’expérience est beaucoup plus immersive et personnalisée, ajoute-t-elle. »

Cela signifie que les organisateurs d’événements doivent concevoir des microévénements en fonction des différents personas de leurs invités. Par exemple, les participants pourraient fournir des informations précises afin d’être ensuite dirigés vers des sessions plus petites ou des activités de réseautage orientées vers leurs intérêts et buts personnels. Ils pourraient aussi être invités à prendre part à des activités de visite hors programme adaptées à leurs attentes par rapport à la ville hôte.

Mettre l’accent sur le confort des participants

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Nuange Poulin, chargée de projet chez DX – Mobilier événementiel, une entreprise de location de mobilier et décor haut de gamme, a remarqué que les organisateurs d’événements mettent de plus en plus l’accent sur l’expérience client. « Maintenant, les événements ont besoin d’impressionner les délégués pour capter leur attention et pour créer un souvenir durable, dit-elle. Les participants, commanditaires et conférenciers veulent être en action pendant leur événement, cela change inévitablement la façon de concevoir les événements. »

Un bon exemple est l’aménagement des lieux. Traditionnellement, l’aménagement des événements ressemblait souvent à ceci : une salle de style théâtre, des salles de classe, une salle de banquet et un lieu pour le cocktail. Maintenant, les organisateurs avant-gardistes créent des zones entièrement orientées vers les besoins du programme. « En ce sens, souligne Mme Poulin, les commanditaires veulent davantage que voir leur logo sur des écrans ou des feuillets. Nous concevons souvent des aires comparables à des bars lounge, offerts par un commanditaire, pour favoriser des discussions et des présentations plus intimes. » Une autre idée tendance pourrait être de créer de petites zones d’ambiance en disposant des tables et des chaises de différentes hauteurs.

Mme Poulin ajoute qu’une autre tendance importante de 2019 est le décor en soi. Auparavant, les événements s’articulaient autour de concepts sobres ou alors extravagants. « Les clients étaient souvent très polarisés par rapport à la vision qu’ils avaient de leur décor, explique-t-elle. Maintenant, nous voyons beaucoup plus de design éclectiques qui mêlent et marient des matières, des couleurs et des finis différents. Il y a aujourd’hui une juxtaposition entre les éléments classiques et organiques, minimalistes et détails audacieux, milieu du siècle et côté contemporain. »

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Mettre l’accent sur le confort des participants

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Janie Gagnon, conseillère aux ventes chez Groupe ABP, une entreprise de location de mobilier haut de gamme et de design d’exposition, a remarqué une corrélation directe entre le succès d’un événement – appréciation, concentration et apprentissage des participants – et le niveau de commodité et de confort offert. « Plus un événement s’occupe des vrais besoins de ses délégués hyper occupés, plus il a de chances que ceux-ci reviennent pour une prochaine édition », explique-t-elle.

Cela se traduit par du mobilier et des décors qui sont au service des participants, plutôt que d’être seulement là pour exprimer la vision créative d’un organisateur. « Le design rustique a fait place à quelque chose de plus raffiné, aux ambiances plus scandinaves, dit Mme Gagnon. Les décors et le mobilier d’événements s’orientent maintenant vers un confort chic et contemporain. Plusieurs clients demandent par exemple des sofas plutôt que des chaises standards, ou du suède au lieu de matériaux synthétiques. » Le but est évidemment que les participants restent plus longtemps à l’événement au lieu de filer droit vers leur chambre d’hôtel et replonger dans leur travail.

Cette tendance touche aussi les expositions. Les clients du Groupe ABP explorent maintenant de nouveaux concepts pour leurs expositions. « Les kiosques ennuyants d’antan ne se prêtaient pas vraiment bien aux discussions et aux négociations, ajoute Mme Gagnon. Les aires d’exposition modernes sont de microenvironnements qui possèdent leur propre atmosphère où de petits événements, comme des démonstrations ou des miniprésentations, peuvent être réalisés facilement. »

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Par ailleurs, les participants aux expositions sont des gens passablement occupés. Ils aiment se rendre à un kiosque et recevoir un traitement VIP, ce qui est un incontournable pour les planificateurs d’événements qui souhaitent revoir le design et l’aménagement de leur kiosque pour 2019. Mme Gagnon suggère même que les concepts d’espaces plus éclatés gagnent en popularité : « Les espaces d’exposition sont en train de se transformer en lieu de rencontre ou en boutique éphémère si l’on veut. Ces ambiances décontractées attirent les participants et les encouragent à rester sur place. »

L’année 2019 sera assurément tournée vers l’expérience client et sur la valeur ajoutée des événements. Au cours des prochaines années, pour atteindre le succès, les événements devront être transformateurs sur le plan tant professionnel que personnel.

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